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Gestion de projet : 5 erreurs à éviter et les solutions pour y faire face
janvier 18, 2021
Écrit par Solène Faure
Près de 46% des chefs d’équipe ont des difficultés à compléter leur projet à temps (SaaSList). Quelles en sont les raisons ? Nous allons ici aborder les 5 erreurs les plus courantes en gestion de projet mais également toutes les solutions pour y remédier :
1 – Négliger la phase d’avant-projet
La phase d’avant-projet est une étape cruciale. Elle déterminera le bon déroulement des tâches de votre projet. En préparant ce dernier correctement, vous vous assurerez un parcours dénué d’embûches.
Première étape de la phase d’avant-projet : sensibilisez votre équipe. Informez-les de votre plan. Expliquez-leur l’intérêt de votre projet et ce qu’il apportera à chacun. Une équipe sensibilisée prendra conscience des enjeux de leurs missions. Vous susciterez une réflexion collective qui vous aidera à passer à l’action. N’oubliez pas que la communication est le maître-mot dans une équipe. Mobilisez vos collaborateurs afin de les motiver.
Avant d’embarquer votre équipage à bord de votre navire, veillez à ce que tout le monde connaisse la destination finale afin d’arriver à bon port. Vous ne souhaitez pas que vos marins naviguent tant bien que mal vers l’inconnu. Définissez précisément votre projet, ses objectifs et sa faisabilité. Brainstormez avec votre équipe. Si vos collaborateurs participent à l’élaboration de votre projet, ils n’en seront que plus impliqués par la suite.
Pour se fixer des objectifs pertinents, la méthode SMART vous aidera à définir des buts précis dont découleront les étapes de votre projet. Voici les critères auxquels doivent répondre vos objectifs :
- Spécifique : clairement défini, précis, concret
- Mesurable : que l’on peut quantifier et chiffrer
- Atteignable (très important) : à la hauteur de vos ambitions mais surtout de vos moyens
- Réaliste : à la différence du mot atteignable, ici on parle d’objectifs réalisables et pertinents. Vous avez les moyens et le temps, mais le projet sera-t-il rentable sur le long-terme ?
- Temporellement défini : fixez-vous un délai à respecter
Loin d’être une formule parfaite, les objectifs SMART permettent néanmoins de se poser les bonnes questions avant de se lancer dans son projet. Découvrez ici comment appliquer cette méthode.
Après avoir mis en place cette dernière, votre équipe pourra mieux appréhender le projet et la raison d’être de ce dernier. Vous réussirez à souder vos équipes en leur faisant comprendre l’intérêt de leur travail. Vous aurez également évalué la faisabilité de votre projet. Planifiez votre budget, vos ressources et vos compétences. Cela vous aidera à déterminer les chances de réussite de votre projet.
2 – La dérive des objectifs
Vous vous êtes lancé dans votre projet, tout se passe bien, mais petit à petit, vous commencez à remarquer que vos buts ne sont plus les mêmes qu’en phase de lancement. C’est la dérive de vos objectifs. Selon le PMI (Project Management Institute), 50% des projets seraient impactés par ce phénomène. Ce dernier peut se produire lentement mais aussi soudainement.
Par exemple, il peut arriver que vos clients changent leurs attentes pendant la réalisation de votre projet. Il est donc primordial que vous utilisiez des outils afin d’être plus agile dans la gestion de vos objectifs. Itérez régulièrement afin de visualiser les dérives et améliorer votre réactivité. En effet, si vous planifiez une roadmap de 3 mois avec une liste d’étapes à n’en plus finir, il sera difficile de percevoir les retards et les changements d’objectifs. En effectuant des sprints sur 3 semaines, vous observerez bien plus facilement les impacts des dérives et serez plus à même de visualiser les retards et les risques. Selon une étude Wimi, 37% des projets échouent à cause d’un manque d’objectifs précis et structurés.
Comment prévoir la dérive des objectifs ?
Afin de limiter ce phénomène, vous devez piloter régulièrement l’avancement des résultats. Vérifiez que chacun suit précisément les étapes établies durant la phase d’avant-projet.
Du côté de vos clients, établissez un cahier des charges fonctionnel. Ce document, signé par vous et votre interlocuteur, permettra de gérer de manière adéquate votre projet et de structurer les différentes étapes des objectifs. Il définit les besoins, les ressources et compétences mises en œuvre pour accomplir vos missions, mais aussi les résultats attendus. Ensuite, préparez un plan de traitement des modifications. Ce second document vous permettra de contrôler chaque changement apporté au projet. Vous pourrez ainsi rechercher la faisabilité de chaque modification et ses enjeux sur la suite de votre plan. Par la suite, vous pourrez présenter des preuves concrètes à votre client en lui démontrant si vous pouvez apporter ces changements ou non à votre projet en cours. Cliquez ici pour en savoir plus sur comment rédiger un cahier des charges.
Prévoyez toujours un cahier des charges afin d’éviter la dérive des objectifs. Convenez à l’avance ce qui concorde avec les attentes de votre client, et contrôlez le moindre changement apporté au projet. En planifiant correctement et concrètement, vous réussirez à mener tous vos projets à bien.
3 – Ne pas anticiper les risques
La loi de Murphy nous explique que si quelque chose peut mal tourner, alors cela arrivera. Pour contrer cette loi quelque peu fâcheuse, vous devez anticiper et prévoir vos risques. Planifiez un plan de secours à votre projet. Selon la PMI, seules 27% des entreprises disent avoir un plan de gestion des risques constamment en place. Ce dernier vous économiserait une quantité de ressources incommensurable. En cas de problème, vous gagnerez du temps et serez plus à même de répondre efficacement à votre crise.
Comment mettre en place un plan de gestion des risques solide ?
Dès la phase d’avant-projet, il est important d’évaluer tous les risques potentiels pouvant subvenir à n’importe quel moment. De cette façon, vous ne pourrez pas être surpris et vous saurez comment réagir pour chaque risque et chaque changement. Cela améliorera votre anticipation, votre prise de décisions et la communication inter-équipe. Brainstormez avec vos collaborateurs dès la mise en place du projet. Évaluez chaque risque avec sa probabilité et son impact sur vos tâches. Concevez des stratégies pour gérer les imprévus en identifiant leurs signaux d’apparition. Planifiez vos réponses à ces derniers et surveillez-les très régulièrement.
Tout comme votre projet peut être évolutif, votre plan de gestion des risques peut l’être également.
Voici une méthode claire pour gérer vos risques :
- Définissez les risques avec votre équipe
- Classifiez-les
- Notez-les par impact, probabilité et par coût
- Trouvez les parades afin de tous les contrer
- Réévaluez les risques régulièrement en échangeant avec votre équipe
Concrètement, vous avez 3 options pour anticiper les risques :
- Vous pouvez choisir d’éviter ces derniers. Abandonnez votre stratégie dès le début du projet si le risque est trop important. Changez d’approche. C’est la méthode la plus efficace pour contrer les obstacles.
- Atténuez les risques. Mettez en place un plan d’action qui saura identifier rapidement les risques et les contrer. Ce dernier devra diminuer la probabilité que des problèmes surviennent ou l’impact que ces derniers auront sur votre projet.
- Acceptez les risques. Vous ne pourrez jamais tout prévoir, tout anticiper. Certains problèmes sont imprévisibles et surviennent lorsque l’on s’y attend le moins. La solution la plus efficace pour y remédier est de prévoir un budget dédié aux risques ainsi que des délais supplémentaires en cas d’imprévu.
Les 3 mots-clés à retenir sont d’identifier vos risques, fermer ceux que vous avez identifiés et mettre à jour son plan régulièrement.
Manque d’organisation ? Manque de communication ?
Conduire un projet à bon port est d’autant plus facile lorsqu’une équipe est équipée du bon outil. Le lien entre projet performant et utilisation d’outil de gestion de projet est bien réel. Une solution collaborative augmentera votre productivité de 20 à 25% en améliorant votre communication et réactivité.
Choisissez l’outil adapté à vos besoins. Plusieurs solutions existent, telles que Beesy, Wrike, Trello ou encore Asana. Vous aurez ainsi accès à des tableaux de bord agiles et personnalisés sur l’ensemble de l’activité de vos projets. Vous pourrez analyser les charges de travail et l’état d’avancement des plans d’actions de chacun. Les flux de travail inefficaces seront éliminés. Vous gagnerez en productivité et serez plus en mesure de gérer efficacement vos tâches.
En effet, 59% des informations sur un projet ne sont pas centralisées mais stockées au travers de mails échangés. Cela vous cause une perte de temps et de productivité considérable. De plus, la mise à jour en temps réel de l’avancement de chacun vous évitera d’organiser des réunions à n’en plus finir. Vous pourrez accéder à toutes vos données facilement. Les outils de gestion de projet sont intégrés à une multitude de plateformes, notamment Microsoft Teams ou Outlook par exemple. La communication avec votre équipe sera optimisée et vous gagnerez du temps avec des rapports de projet automatisés en 1 clic !
Avantages clés d’utilisation d’un outil collaboratif
- Augmenter sa productivité
- Mise à jour en temps réel de l’avancement de chacun
- Informations centralisées et faciles d’accès
- Intégré à une multitude de plateformes (Microsoft Teams, Outlook…)
- Communication facilitée
- Rapports automatisés
5 – Travailler avec une équipe divisée
En 3 mots : confiance, transparence, implication.
Si ces 3 piliers ne sont pas réunis, vous ne pourrez pas travailler efficacement sur votre projet avec votre équipe.
Elle est votre ressource la plus précieuse. Sans elle, vous n’irez pas loin, alors ne la négligez pas.
Pour avoir une équipe soudée, les collaborateurs doivent se connaître et avoir confiance les uns envers les autres. Plus ils se connaitront et plus ils sauront comment travailler efficacement ensemble et quelle personne aura les compétences adéquates suivant le type de tâche à réaliser.
De plus, tout le monde doit avoir le même niveau d’informations à tout instant afin d’éviter les dérives : imaginez que Paul soit le seul à pouvoir répondre au problème de l’équipe mais que personne n’ait pris la peine de lui en parler, il n’aura même pas conscience qu’il peut aider pour faire avancer le projet.
Conséquences et Solutions
Résultat : perte de temps importante, manque de confiance et de transparence pouvant impacter la cohésion de l’équipe. Vos collaborateurs risquent alors d’être démotivés et de perdre en productivité. Votre gestion de projet sera alors impactée.
Pour remédier à une équipe divisée, responsabilisez tous les collaborateurs et impliquez-les à toutes les phases du projet avec des objectifs précis et des délais réalistes. Des outils comme Beesy, Monday.com ou Teamworks existent pour faciliter la gestion d’équipe et aller plus loin dans le travail collaboratif. Centralisez la communication afin que tout le monde ait accès aux mêmes informations. Enfin, effectuez régulièrement des exercices de Team Building. Vous renforcerez les liens entre les membres de votre équipe et améliorerez leur cohésion de travail.
La réussite d’un projet ne dépend donc pas uniquement du chef de projet mais bien d’un ensemble de facteurs qu’il est nécessaire de prendre en compte. Parmi ces facteurs, utilisez le bon outil collaboratif qui vous permettra de manager vos projets avec agilité. En clair, transformez ces 5 erreurs en 5 clés de succès :
- Prenez du temps pour bien évaluer toutes les dimensions du projet avant de vous lancer et établissez des objectifs SMART
- Mettez des points de contrôle des étapes et suivez vos objectifs
- Anticipez les imprévus en ayant un plan de gestion des risques
- Munissez-vous du bon outil de gestion de projet, adapté à vos besoins
- Travaillez main dans la main avec votre équipe
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