Cas d’usage

Suivre avec son équipe l’avancement d’un projet

Le management collaboratif traduit une évolution importante des modes de travail et donc de gestion en entreprise. Ce concept à déjà su montrer ses bénéfices (plus d’implication, travail plus efficace…) pour les organisations. Il est donc important pour les entreprises de s’adapter à ce nouveau concept et de sortir de leur confort. 

Le suivi d’un projet en équipe peut donc parfois être difficile pour un manager. En effet, avoir une visibilité claire sur les enjeux et les objectifs tout en suivant efficacement l’avancement du projet et être capable d’émettre facilement des reportings peut paraître compliqué lorsque l’on ne s’entoure pas des bonnes solutions de suivi de projet.

L’outil Beesy va faciliter ce suivi de l’avancement de projet en permettant à vous et votre équipe d’avoir une vision générale de celui-ci et donc de mieux piloter les projets.

Beesy, la solution tout-en-un pour vous aider à suivre l’avancement de vos projets 

Je ne perds plus aucune information et je pilote efficacement mes projets

4 - Suivi de projet en équipe

Je mets en place mon projet avec des enjeux et objectifs clairs pour toute l’équipe

  • Je crée un projet partagé (ou plusieurs) que je vais partager aux membres de mon équipe afin que l’information soit complète pour chacun d’entre eux.

  • Je définis des décisions au sein de ce projet afin de mettre en avant les éléments importants du projet (ex : l’objectif). Je peux également épingler ces décisions pour qu’elles restent toujours visibles au fur et à mesure que le projet avance.

  • Je fixe des jalons qui vont définir les dates butoir importantes tout au long de mon projet.

  • Je mets en place des tâches et je les distribue à chacun de mes collaborateurs, chacun sait donc ce qu’il a à faire.

Ainsi, je définis précisément mon objectif et les tâches de chacun, le tout centralisé à un seul et même endroit pour que chacun puisse retrouver ces informations.

Je fais vivre mon projet à partir d’un seul et même outil 

Maintenant que mon projet est créé, que toute l’équipe visualise parfaitement les enjeux et ce que chacun a à faire, le projet peut commencer.

  • Mon équipe gère en temps réel le plan d’action en clôturant,  commentant en temps réel les actions à faire et en y ajoutant des tâches au fur et à mesure. Par exemple, je peux transformer un mail en tâche pour un collaborateur ou encore une conversation sur Teams en tâche.

  • Lors du déroulement du projet mon équipe peut aussi créer des tâches risque, pour mettre en exergue les problèmes rencontrés pendant le processus et dont il faudra parler en réunion pour trouver les solutions adaptées.

 

Mon équipe peut également organiser son activité en créant des vues de pilotage spécialement lié à ce projet, dans lequel il sera affiché :

  • Ma to-do d’aujourd’hui 
  • Mes actions en retard
  • Ma timeline de la semaine 

 

Suivi avancement CTA gestion de projet 5 - Suivi de projet en équipe

 

On peut donc, après cela, correctement suivre le travail de chacun et l’avancement du projet sans perdre une seule information.

Pilotage 6 - Suivi de projet en équipe

Je pilote mon projet en ayant une idée précise sur l’avancement de chaque aspect de celui-ci

Désormais, le suivi de mon projet est efficace, il ne me reste plus qu’à faire du reporting sur l’avancement et ajuster mon plan d’action par rapport aux informations que Beesy me donne.

Préparer mon comité de pilotage

En reprenant le principe de tableau de bord évoqué dans l’avancement de projet on peut en créer un spécifique pour le pilotage du projet :

  • Les risques identifiés par l’équipe
  • Les tâches en retard
  • La météo des différents sujets du projet
  • La chronologie des décisions prises concernant mon projet
  • L’avancement des mes collaborateurs
  • Les jalons que j’ai définis

Afficher les tâches en retard de mon projet va me permettre, avant la réunion, de relancer mes collaborateurs qui semble avoir rencontré des difficultés sur certaines actions directement via le tableau de bord Beesy. 

Animer mon projet

Pendant la réunion je fais un rapide tour de table en m’accompagnant du tableau de bord. Pour ces réunions d’avancement, je peux aussi générer une réunion à partir d’un projet. Enfin, les risques identifiés par mon équipe vont pouvoir être mentionnés pendant nos réunions d’avancement. Ces deux fonctionnalités vont me permettre d’être le plus efficace possible lors de mes réunions et de ne m’occuper que des points importants.

J’ai maintenant toutes les clés en main pour suivre efficacement l’avancement de mon projet en équipe, donc aucune raison de ne pas y arriver. 

Pas encore rassasié ? Pour en savoir plus sur le travail en équipe en général cliquez ici 

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Visibilité

Enjeux et objectifs définis clairement

Suivi efficace

Informations et avancements en temps réel dans le même outil

Pilotage simplifié

Reporting adaptés à ses besoins et automatisés