Manage your meetings: Meeting warrior
I spend 80% of my time in meetings/appointments
Manage your meetings
Your issues as a Meeting Warrior :
Suivi
Évaluer la progression de vos plans d’action entre 2 réunions
Répartition des actions
Identifier et planifier les actions mais aussi assigner les responsabilités de chacun
Partage de l'information
Communiquer sur l’avancement de vos plans d’action
Synchronisation de l'information
Vous aligner avec les acteurs concernés tout en historisant et partageant vos échanges
Difficile de rester organisé ? Voici quelques conseils pour augmenter votre productivité :
Structurer et préparer la réunion
Préparez un ordre du jour et des objectifs précis afin de déterminer quelles sont les personnes indispensables au projet qui doivent être présentes à la réunion. Chacun doit connaître son rôle et savoir ce qu’il doit faire.
Impliquer ses participants et rester focalisé sur son objectif
Effectuez des tours de table sur les sujets abordés afin d’obtenir différents points de vue, ce qui favorisera l’investissement de tout le monde. Résumez régulièrement les discussions et les décisions prises afin de rester focalisé sur les décisions et l’ordre du jour.
Automatiser des comptes rendus
Faites des CR reprenant l’ensemble des plans d’action et décisions prises lors de la réunion. Partagez ces derniers à tous les participants afin de mieux appréhender les prochaines étapes de votre projet.
Des plans d'action établis et à suivre
Analysez les résultats en faisant régulièrement un point sur les avancées de chacun. Evaluez la progression entre 2 réunions afin d’augmenter votre efficacité et de mieux préparer vos prochaines réunions.
Comment gérer ses réunions et structurer ses notes ?
1.
Préparez votre réunion
– Définissez les objectifs et résultats attendus
– Estimez la durée de la réunion
– Spécifiez l’ordre du jour à l’avance
2.
Au préalable
– Invitez les bonnes personnes (pas trop de participants). – Indiquez l’ordre du jour à tous les participants.
Chaque participant doit :
– Connaître le but de la réunion
– Connaître leur rôle
– Arriver à l’heure et être préparé
3.
Préparez le lieu
– Choisissez un endroit physique confortable
– Créez une atmosphère agréable propre à l’interaction
4.
Assignez une personne en charge de prendre les notes
– Des décisions clés prises
– Des prochaines étapes (plan d’action) avec les jalons et un propriétaire pour chaque tâche
– Envoyer les minutes de réunion à tout le monde
5.
Commencez
– Consultez l’ordre du jour : Communiquez l’objectif de la réunion et les résultats attendus
– Clarifiez le type de participation et d’interaction attendu
6.
Gérez la réunion
– Prenez du temps pour raconter des histoires et écouter celles des autres
– Demandez les points de vue de chacun
– Gardez votre concentration sur les idées et les objectifs finaux
7.
Restez concentré(e) et dynamique
– Obtenez des informations et des données pendant la réunion
– Encouragez les contributions constructives
– Résumez régulièrement les points clés et assurez vous d’obtenir l’accord des participants sur les décisions
8.
Clôturez
– Concluez en résumant les accomplissements du groupe, les plans d’action et décisions prises
– Remerciez sincèrement les membres du groupe pour leur participation et leurs contributions – Partagez les minutes de la réunion pour résumer les décisions et plans d’action
Piloter les différents types de réunion
CODIR, one-to-one, brainstorming… Pour tous les types, nous vous proposons des conseils et solutions afin d’optimiser votre efficacité de gérer au mieux vos réunions.
“
Avec Beesy, tout est rendu dynamique. Moins de perte d’information, meilleure gestion des priorités, rapidité de transmission : tout cela participe à accroître notre productivité.
Comment mener à bien ses réunions avec Beesy ?
En moins de 2 minutes, on vous explique comment optimiser votre utilisation de Beesy pour gérer vos réunions et gagner du temps sur votre journée.
Astuces Beesy
Prise de note
Prenez vos notes avec votre outil préféré: email, OneNote, Beesy Web, Beesy iPad, Beesy iPhone …
Modèle de réunion
Créez vos propres modèles.
Ajoutez des modèles ou vos plans stratégiques à vos réunions récurrentes
Automatisation
Mise en forme automatique de vos comptes-rendus de réunion.
Création de vos listes de tâches et leur délégation, de vos plannings d’actions à partir de vos notes de réunion
Pièce jointe et commentaires
Ajoutez des commentaires dans vos actions pour échanger avec votre équipe.
Joindre des documents, des photos …
Collaboration
Note de réunion collaborative – Partagez avec votre équipe vos notes de réunion.
Gestion collaborative des tâches – Gestion des tâches en temps réel
Réunion récurrente
Gérez les réunions récurrentes et le suivi des actions entre 2 réunions.
Webinaire
Digitaliser et gérer ses réunions
La réunion fait partie intégrante du quotidien des managers et de leurs équipes. En moyenne les managers assistent à 62 réunions par mois soit plus ou moins 1000 heures par an, sans compter le temps passé à l’organisation et à la préparation de la réunion et de son compte rendu. Découvrez comment rendre vos réunions plus productives et économisez votre temps !
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Ressources
13/03/18 – “7 astuces pour mieux gérer le temps d’une réunion/formation” via Medium
“En attendant que les physiciens nous inventent enfin cette fichue machine à remonter le temps pour qu’on puisse constamment rembobiner et mieux faire, on est obligés d’apprendre à composer avec notre réalité. Et notre réalité elle est simple : si tu ne sais pas gérer le temps, il te file entre les doigts et tu ne réussis pas à atteindre tes objectifs “dans le temps imparti”…”
10/02/21 – “Réunion : Comment gérer une discussion qui dérape ?” via Manager-Go
“En réunion de travail sur un sujet délicat, les discussions se passent relativement bien. Soudainement, le ton monte et certains esprits s’échauffent. Malgré les rappels à l’ordre et au calme, la tension continue de monter. L’animateur doit réagir au plus vite et ramener tout le monde sur les bons rails. Pourquoi et comment faire ?”
23/09/20 “Les rôles clefs pour une réunion réussie” via Beekast
“Vous ne vous êtes jamais dit, en sortant d’une réunion, qu’elle n’avait servi à rien ? Les causes d’une mauvaise réunion sont nombreuses. Une excellente parade pour une réunion efficace est de bien dissocier 3 rôles clefs en les affectant à certains participants. Mais quels sont-ils ? Il s’agit en particulier du facilitateur, du gardien du temps et du maître des décisions.”