Démarrer avec Beesy
Beesy intègre vos notes, vos tâches et vos e-mails dans un système unique de gestion des tâches et de projets afin que vous puissiez avoir une vision globale de vos priorités.
Beesy s’articule autour de 5 onglets :
Le Dashboard : trier vos actions dans une période de temps, de trouver et de suivre toutes les actions en fonction de leur date d’échéance.
Les Notes : suivre et analyser vos plans d’actions à partir de vos réunions et être en mesure d’envoyer le compte rendu en 2 clics.
Les Actions : trier les actions par type, cet onglet est utile lorsque vous rechercher ou piloter vos actions par type, par exemple tous les actions de type “Appel” pour identifier rapidement tous les appels à passer ou “Email” pour tous les e-mails à envoyer.
Les Personnes : trier toutes les actions que vous avez affectées à vos collaborateurs. Très pratique pour vous rappeler quelles actions vous attendez d’un collègue. Plus de détails
Les Projets : mettre en place vos propres priorités, fixer des objectifs et la définition des projets pour les atteindre. Les projets sont un excellent moyen de faire un zoom sur une question ou une priorité spécifique. Démarrer avec Beesy
Démarrez avec Beesy est très simple
1. Ajoutez vos premières tâches soit dans l’onglet Actions ou l’onglet Personnes
Dans Beesy, les actions sont la pierre angulaire de la gestion de vos tâches. Les actions peuvent être ajoutés dans la barre d’action: tâches, commentaires, emails, documents…
3. Définissez vos priorités dans l’onglet Projet
Ajouter un objectif, ajouter un projet à l’intérieur, et vous pouvez alors facilement définir votre plan d’actions pour ce projet ou priorité. Si vous assignez des actions à vos collaborateurs dans ce projet, ils seront disponibles dans la vue du projet, mais dans l’onglet Personnes également.
5. Planifiez votre journée et votre semaine en utilisant le tableau de bord
Sur une base quotidienne, comme votre portefeuille d’action se développe, vous pouvez planifier votre journée et votre semaine en utilisant l’onglet Dashboard.
Filtrer vos actions sur les prochains jours pour être en mesure de vous concentrer sur ce qui est important / prioritaire. Mais vous savez toujours que tout ce que vous déjà planifié viendra dans son cours.
2. Ajouter vos premiers contacts dans l’onglet Personnes
Si vous voulez vous rappeler une action que vous avez attribué à quelqu’un, il suffit d’ajouter à votre liste de contacts, le sélectionnez et ajouter lui une action. Démarrer avec Beesy
4. Consolidez vos notes dans des projets
Dans Beesy, les notes sont un ensemble d’actions, à la suite les uns des autres. Rappelez-vous que les commentaires sont également une action dans Beesy (n’a pas besoin de suivi).
Vous prenez vos notes en ajoutant simplement des commentaires, des tâches, des appels durant votre réunion. A la fin de la réunion, vous vous retrouvez avec une note structurée comprenant une liste d’actions à suivre. Toutes les actions peuvent être consultés dans tous les onglets. Démarrer avec Beesy
Modèle de relation de la solution Beesy
Les Objectifs
Utiliser les objectifs pour organiser et structurer votre activité selon vos grandes priorités ou selon différents enjeux de votre activité.
Ils vous permettent de créer une structure d’organisation dans Beesy.
Les Projets
Projets vous permet de définir les grandes étapes ou les différents projets pour atteindre vos objectifs.
Utiliser Projet lorsque vous avez besoin :
- de regrouper des tâches
- de suivre l’avancement d’un plan d’action
- et de faire facilement des rapports d’avancement.
Un Projet sera donc constitué d’un ensemble d’Actions mais aussi si vous faites des réunions, de Notes.
Les types d’action
Dans Beesy, toutes vos actions seront structurées par type d’action. Ces types d’action vous permettent à la fois de construire vos To-Do List mais aussi de répertorier les remarques, décisions, photo ou autres éléments importants dans vos projets.
Selon le type d’action, vous pourrez ainsi effectuer le suivi des choses à réaliser, les attribuer à des collègues, définir une date d’échéance, ajouter des documents …
Pour vous organiser, vous pouvez ajoutez des tâches à des projets dans l’ensemble des onglets Beesy (Dashboard, Notes, Projets, Personnes et Actions)
Cette organisation, en type d’action, vous permet de gérer votre To-Do List selon le profil d’action à réaliser : les appels à passer, les réunions à créer, les emails à envoyer, les documents à réaliser… Vous pourrez ainsi facilement appliquer des méthodes de gestion de tâches, type GTD.
Une action est rattachée à un projet, et si elle a été créée lors d’une note de réunion, à une Note et un Sujet
Notes
Les Notes, vous permettent de réaliser les comptes-rendus de vos réunions.
Une note est structurée en différents sujets, qui correspond généralement à l’ordre du jour de votre réunion.
Chaque sujet de votre note est constitué d’un ensemble d’actions :
- Des actions de type remarque ou décision pour inscrire les éléments importants discutés et validés lors de vos réunions,
- Des actions avec suivi pour piloter le plan d’action défini lors de votre réunion,
La note est rattachée à un projet. Par défaut, tous les éléments de la note, sujets et actions seront rattachés au même projet. Mais vous avez la possibilité pour chaque éléments de spécifier si besoin un projet spécifique.
