Si vous gagniez 30 minutes par jour, votre journée serait-elle transformée ?
Vous passez une bonne partie de votre journée à organiser votre travail entre la préparation et la gestion de vos réunions, le pilotage de vos plans d’actions et les mails de partage et de suivi.
En effet, la majorité des managers ont environ 62 réunions par mois soit plus ou moins 1000 heures par an en salle de réunion, sans compter le temps passé au pilotage de leurs actions et la réception d’une centaine de mails chaque jour.
Et si vous pouviez gagner du temps dans votre journée pour :
- Envoyer des comptes rendus de réunion en moins d’1 minute
- Ne plus ressaisir vos plans d’actions dans un Excel ou par mail
- Piloter facilement votre activité avec une vision exhaustive et détaillée de toutes vos actions
Obtenez des comptes rendus de réunion professionnels, sans efforts
Astuce n°1 :
A partir de Beesy
1. Prenez vos notes dans Beesy
Avec Beesy, prenez vos notes de réunion détaillée sur différents outils de travail : ordinateur, tablette ou smartphone. Choisissez l’outil le plus adapté à la situation !
Ajoutez une note avec le bouton + dans l’onglet Notes de Beesy. Pendant votre réunion, saisissez à la volée le type d’actions à réaliser : une remarque, une tâche, un appel, un email, une réunion à monter, une décision… Il vous suffit de cliquer sur la barre de menu Beesy, avant d’écrire le contenu de l ‘action
Cette première structuration est utile pour que vos prises de notes contiennent l’ensemble de vos actions. Vous distinguez ainsi rapidement les actions des remarques.
2. Structurez vos comptes rendus de réunion
Pour des comptes rendus professionnels, définissez les différents sujets de votre réunion, vous pouvez sélectionner et déplacer des éléments de la note dans le bon sujet, par un simple glisser/déposer.
Attribuez vos tâches aux personnes concernées, précisez si nécessaire les dates cibles et modifiez la priorité si besoin.
Si vous avez définis des projets, chaque sujet ou tâche peuvent être associé à l’un de vos projets.
Votre compte-rendu est prêt à être envoyé, votre plan d’action est à jour!
Astuce n°2 :
A partir de vos mails ou d’un document WORD ou OneNote
Utilisez le mail-to-note en prenant vos notes de réunion directement dans un mail, ou une page Onenote et envoyez-les à votre assistant Beesy AI pour aller encore plus vite.
L’Intelligence Artificielle de Beesy structure et analyse le mail à votre place. Elle identifiera automatiquement les plans d’action, les participants et les sujets de votre réunion.
Et voilà, sans effort et sans ressaisie,
vous obtenez des comptes rendus de réunion professionnels
1. Votre compte rendu est prêt
En moins d’une minute, vous recevez de la part de Beesy votre compte rendu professionnel automatisé par mail, que vous pouvez ensuite partager aux personnes concernées. Avec une mise en page simple mais professionnelle, il vous résume l’ensemble des actions à réaliser et les informations significatives de vos réunions.
2. Votre To-Do list est à jour
Sans aucune ressaisie, vous pouvez piloter vos actions par date, par personne, par priorité ou par projet.
- Utiliser la vue “Actions” de Beesy qui regroupent toutes les actions que vous aurez saisie lors de vos réunions ou à la volée.
- Utilisez la vue “Dashboard” pour une gestion à la journée ou la semaine de vos actions
3. Vos projets sont à jour
Sans aucune ressaisie, Beesy actualise vos projets de toutes les actions à réaliser et toutes les informations relatives à vos projets.
Lorsque vous associez un sujet, des notes ou des taches à un projet, dans le vue “Projet”, vous obtenez la vue consolidée de tous ces informations.
Vous pouvez ainsi suivre un projet en quelques clics au lieu de passer des heures à rechercher dans vos mails et dans vos notes les dernières informations sur votre projet.
4. La distribution de vos tâches est automatique
Dans la vue “Personne”, vous obtenez la To-Do par personne, prestataire ou client : cette vue regroupe en effet toutes les taches que vous avez attribué dans la saisie de vos notes ou actions.
La personne concernée recevra si vous le souhaitez un mail automatique avec l’action à réaliser.
Il ne vous reste plus qu’à utiliser les différentes vues de Beesy pour piloter votre activité et gérer vos reportings au quotidien.
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