Le but premier du CoDir est avant tout de mettre en musique la vision et la stratégie de l'entreprise. Il est bien...
manager son équipe – Cas d’usage
Suivre facilement l’activité
de son collaborateur
Chaque jour, vos collaborateurs doivent suivre des objectifs clairs et définis afin de garantir le succès de vos projets. Ce process passe par la bonne préparation et le bon déroulé de vos points individuels avec chacun de vos collaborateurs. Il est ainsi essentiel de bénéficier d’une vision globale sur l’activité de votre équipe qui vous permettra de prendre les meilleures décisions et anticiper les risques.
Ce cas d’usage Beesy vous donne des conseils et astuces pour bénéficier d’une vision complète de l’activité de chacun de vos collaborateurs.
Beesy, la solution collaborative qui vous donne une vision en temps réel sur l’ensemble de l’activité de votre collaborateur
Je gère mes réunions one-to-one
Chaque semaine, je mets en place des réunions one-to-one avec mes collaborateurs. Ces dernières sont très importantes car elles permettent de faire un point avec chacun, d’établir des objectifs clairs à atteindre de sorte à faire progresser la productivité et l’efficacité de mon équipe
Je prépare mon point individuel
- Je consulte le tableau de bord de l’activité de mon collaborateur.
- En 1 coup d’oeil, je peux détecter son état d’avancement général. J’ai une vision globale de son activité et je sais si tout se passe bien, s’il a des difficultés ou besoin d’aide sur certains points.
Avec ce tableau de bord, j’ai pris la température de l’activité de mon collaborateur et je peux attaquer mon point individuel.
Pendant la réunion
- Je consulte les notes de nos points individuels précédents. Je passe en revue ce qui a été fait, ce qui est doit être fait et je vois les actions en retard.
- Je peux rajouter des tâches, reporter certaines actions et redéfinir les priorités sur lesquelles mon collaborateur doit avancer.
- Je vérifie également la répartition des charges de mon collaborateur en consultant sa « vue Timeline ». Je visualise ainsi la bonne répartition de ses plans d’action.
D’une réunion à l’autre, je peux suivre l’évolution de l’activité de mon collaborateur et je vois tout ce qui a été fait.
Après la réunion one-to-one
- A la fin de ma réunion, chaque membre de mon équipe possède des objectifs clairs et définis. Son plan d’action est prêt. Il n’a plus qu’à consulter sa to-do list dans sa matrice d’Eisenhower pour voir toutes ses actions.
Ce dernier est totalement opérationnel et peut tranquillement mener à bien ses actions.
Comment générer automatiquement ma note de one-to-one ?
- Depuis Beesy, dans mon onglet « Notes », je crée mon one-to-one directement avec la fonctionnalité « créer une note à partir d’un contact ». Je peux ainsi retrouver tout l’historique de mes précédentes réunions one-to-one.
- Depuis Teams ou mes mails, je peux demander via mon chatbot Beesy de me générer automatiquement ma note de réunion avec par exemple « prépare-moi le point individuel de Deborah ».
Je communique au quotidien avec mes collaborateurs de manière efficace
Avec Beesy, au sein de l’entreprise, tout est centralisé et mis à jour en temps réel :
- J’accède aux données de tous mes collaborateurs qui sont mises à jour instantanément. Les notes de réunion sont automatiquement partagées aux personnes concernées, même à celles qui n’ont pas assisté à une réunion en particulier.
- Les projets, sujets et tâches sont toujours synchronisés, permettant de savoir à n’importe quel instant où en est un contenu donné.
- La communication est fluidifiée, chacun reçoit les notifications le concernant instantanément. J’obtiens des mises à jour en temps réel sur tous mes collaborateurs et je visualise leur activité en 1 instant. Je peux laisser des commentaires à des actions ou sous-actions qui pourront instantanément être vues par mon collaborateur. Chaque personne est notifiée dès que le statut d’une tâche est changé.
Chacun de mes collaborateurs peut ainsi être 100% autonome, et ce depuis n’importe où.
Je délègue des tâches en quelques secondes
Avec Beesy, je peux déléguer des tâches à mes collaborateurs de plusieurs manières. Je peux notamment :
- Directement dans Beesy, je crée des tâches ou sous-tâches pour mes collaborateurs que je classe dans les bons projets et sujets. Je leur assigne un degré de priorité et une deadline. Ces derniers retrouveront par la suite les actions que je leur ai créées directement depuis leur to-do list. Ces tâches font désormais partie intégrante de leur activité et je suis directement notifié dès que leur statut change ou que des mises à jour ont été apportées à celles-ci. Je peux également prendre des actions depuis mes tableaux de bord ou de ma to-do list et simplement changer le propriétaire de celles-ci, me permettant de déléguer facilement et en quelques seconde
- Depuis Microsoft Teams, je peux échanger depuis n’importe quelle conversation avec l’un de mes collaborateurs. Je lui assigne une action et je mentionne @Beesy. Le chatbot s’occupe automatiquement de créer et assigner les tâches à travers Beesy. Je peux aussi lui demander de m’envoyer les to-do list de mes collaborateurs ou des rapports sur leur activité. Je peux lui demander la liste des actions complétées ou en retard de chacun et les comptes-rendus de leurs réunions. Le chatbot répond en langage naturel en tant qu’assistant intelligent depuis toutes vos conversations.
- Depuis mes e-mails, j’utilise mon plugin Beesy dans Outlook pour déléguer directement mes tâches à mes collaborateurs. Je peux donc créer des actions qui leur seront assignées et seront incorporées à leur activité. Si je n’utilise pas Outlook, je peux aussi transférer un e-mail à mon gestionnaire de tâches intelligent qui s’occupera d’assigner la tâche à mon collaborateur automatiquement.
Je relance en 1 clic
Après avoir fait le point sur l’activité de chacun, je peux relancer certains collaborateurs sur les sujets dont j’aimerais une update. Je peux directement relancer mon collègue en 1 clic grâce à Beesy.
Je peux par exemple :
- Obtenir la liste de leurs actions en retard via le chatbot Beesy
- Extraire le compte-rendu d’une réunion en format PDF et demander un point sur l’avancement des tâches à mon collaborateur par mail
Pour finir, j’utilise les fonctions de reporting pour suivre l’avancement de mes collaborateurs
En 1 clic, je peux générer un tableau de reporting qui montrera les points clés de l’activité de mon collaborateur.
- Mon collaborateur ou moi pouvons directement exporter, visualiser et partager son reporting ou le transférer sous format présentation PPT par e-mail
Vous souhaitez découvrir toute la puissance de Beesy pour manager votre équipe ?
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Communication fluidifiée = Meilleure Organisation
Vision globale
Vision complète de l’activité de votre collaborateur
Anticipation
Des risques et problèmes liés aux plans de charge